阿米巴经营:如何进行工作分析

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工作分析是指对工作进行整体分析,以便确定每一项工作的7个w:用谁做(Who)、做什么(what)、何时做(When)、在那里做(Where)、如何做(How)、为什么做(Why)、为谁做(Whom)。分析的结果或直接成果是岗位说明书。岗位说明书是记录工作分析结果的文件,它把所分析该岗位的职责、权限、工作内容、任职资格等信息以文字形式记录下来,以便管理人员使用。工作分析是现代人力资源管理的基础,只有在客观、准确的工作分析基础上才能进一步建立科学的招聘、培训、绩效考核及薪酬管理体系。以下简单介绍工作分析的实施步骤以及注意事项。

第一步:确定组织结构和部门职责。工作分析可展开的前提条件企业里有关组织结构已确定,并具有相对稳定性;在组织结构基础上,工作流程及部门责任已确定;每个部门应有的工作职位也已明确。有些企业在对人力资源系统进行变革时,没有与其他组织系统联系起来,在上述条件不具备的情况下,单独对人力资源体系进行立项。这样的结果对工作分析,以及其后的工作评价、绩效考核与薪酬体系的效果将会大打折扣。所以在进行工作分析前,首先要进行组织机构调整和部门责任和部门职位的确定。部门职责梳理的方法与工作分析方法类似,一般与部门经理进行访谈确定其部门职责。

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第二步:建立工作小组,并制定工作分析计划。一般由外部聘请有关专业人事作为工作小组顾问。工作分析涉及企业内所有部门,只有得到各部门充分重视和支持才能顺利完成任务。所以最好建立由最高领导牵头,各部门主要领导参与的领导小组,在领导小组下再设具体操作的工作小组。工作小组由人力资源部部分成员及各主要部门(如管理、研发、生产、销售)人员组成。工作分析实施计划的制定,应根据公司需要、任务量(职位复杂性与多少)来确定。

第三步:设计岗位说明书模板,并进行工作分析和岗位说明书编写培训。岗位说明书模板的设计应注意以下几个方面:首先,明确本次工作分析的主要目标。我国大多数企业过去没有做过工作分析,第一次进行这项工作很难达到完美,也不应该过分追求完美。岗位说明书模板应根据企业实际情况进行设计第,对所需要填写的项目有所选择,删除除关系不大的项目。其次,对要参加工作分析访谈和岗位说明书编写的员工进行相关培训,由专家对工作分析的特点进行讲解;引导和控制进行统一规定;并对有疑义的地方进行讨论。

第四步:岗位说明书的编写。在培训之后,组织参加培训的人员在规定时间内编写岗位说明书初稿。并由外部专家对岗位说明书的初稿进行审核,对发现的问题进行总结,并针对发现的问题再次进行纠错培训。

第五步:进行工作分析访谈。针对一些公司的关键岗位,由外部专家主持进行一对一的工作分析访谈。

工作分析访谈需要的资料是该岗位任职者所编写的岗位说明书,外部专家与任职者通过访谈,对其工作进行梳理和分析,协助其完成岗位说明书。通过人力资源管理咨询项目,总结出一下工作分析访谈中常规性问题和注意事项:

首先,在开始工作分析访谈之前,要预先熟悉所要访谈的岗位的岗位说明书,了解其工作内容,并初步拟定工作分析访谈提纲。

其次,在工作访谈的过程中,开始时要让任职者明确此次访谈的目的,访谈中要从大处往细处梳理。注意发现其是否有遗落或夸大的地方,并及时进行纠正。在提问的时候,可以引导任职者按照工作的重要性进行叙述或者按工作流程进行叙述。

以下是一些常规性问题:

您承担的工作主要分哪几大块?

每一块大的职责要达到的目标是什么?

在这一块职责中,您承担什么样的责任?是计划、组织还是协调?

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就每一块而言具体有哪些工作任务?

您在这项工作中的动作是什么?是你做还是组织?你组织,亲自写的,参与的,协助的,监督别人的?

您具体负责什么样范围的?这项工作任务的范围有多大?

这项工作任务的周期是多长?(月度,季度,年度)

工作结束后是否需要上报?报谁审核审批?

最后,我们再一起看一下,大的职责有没有遗漏?是否按重要性排序?

第六步:检查、完善岗位说明书。首先与公司人力资源部门确认各岗位的任职资格。其次,确保岗位说明书形式和内容上的完整。保证没有标点符号和格式上的错误,并对工作职责部分进行复核,检查其是否按重要性或流程排序,工作职责是否有遗落。

通过以上六步,就大致可以完成工作分析的工作了。

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